致各學生會會員﹕
就近日同學以電子郵件接收考試成績通知出錯一事，學生會已經於今天(11/6)早上與教務處及資訊科技處會面，了解事件起因、跟進行動及最新狀況。
六月八日星期五晚上約七時，同學開始收到學校發出之成績通知。七時許，有同學發現接收到他人之成績通知書甚至收到一封以上的通知電郵，其後教務處及資訊科技處收到同學通知並發現問題，遂於八時左右將電郵系統關閉。
資訊科技處表示是次事故起因，為發放成績通知的系統同時處理多於一項電郵傳遞工作，故令資訊出現混亂，引致有部份電郵內容被覆寫(overwrite)。
教務處表示，是次向所有(約二萬名)學生發放的成績通知書中，約有一千七百名同學受影響而收到錯誤的通知。他們亦承認是次事故涉及人為錯誤，而且可以避免。教務處承諾在系統未能保證百分之百保障同學私隱前，不會再以該系統傳遞同學的成績通知書，而資訊科技處亦表示會加強管理及改進系統。
資訊科技處現已將所有成績通知書刪除，惟部份同學已將電郵轉寄至另一電郵地址或儲存於資料夾內，學生會呼籲同學立即將他人之成績通知書刪除，並且切勿將資料外洩或向第三者傳遞，否則有可能觸犯法例。校方亦會主動接觸個人資料私隱專員公署跟進事件。
校方表示將會繼續調查事件，並承諾會將調查結果向同學報告，學生會亦會繼續跟進事件，並將最新資訊向同學匯報。
本會促請校方﹕
1. 儘快徹查事故，並對事件中有責任人仕作出相應行動
2. 詳細檢查電郵系統，並堵塞所有漏洞，確保同學私隱受到保障
3. 將調查結果公開向同學交代
若同學有任何疑問，可致電
教務處﹕2333 0600
資訊科技處﹕27665900
學生會﹕27667025
香港理工大學學生會
2007年6月11日
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